POLÍTICA DE

PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

1. DATOS DE LA EMPRESA QUE TRATA LOS DATOS PERSONALES

ARQUINT COLOMBIA S.A.S.
Nit. 900.128.900-1
Dirección: Calle 100 No. 7ª – 81 OFI 701
Teléfono: 4865150
Correo Electrónico: info@arquint.net

MEDIOS DE CONSULTA PARA EL TITULAR: (Para poder ejercer sus derechos) 
Página WEB: www.arquint.net
Consulta telefónica: 57+4865150/51/52/53/54
Herramientas de software para consultar los datos personales. NO TIENE.
Puntos directos de atención: Calle 100 No. 7a-81 oficina 701 Bogotá
Email – correo electrónico: info@arquint.net

Para todos los efectos de este procedimiento, la empresa dueña de las bases de datos donde reposan los datos personales del titular se llamará ARQUINT COLOMBIA S.A.S y el dueño de los datos personales se llamará EL TITULAR, ya sea un cliente, un prospecto, un empleado o cualquiera de las tipos de bases de datos marcadas en el recuadro inicial.


2. ADOPCIÓN DE LAS POLÍTICAS

Estas políticas sobre tratamiento de datos personales, han sido creadas por ARQUINT COLOMBIA S.A.S, con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar las políticas y procedimientos sobre el tratamiento de datos.

Estas políticas pretenden garantizar un adecuado cumplimiento de la normatividad expresada en dicha ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. Así mismo busca por finalidad, regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza ARQUINT COLOMBIA S.A.S, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley.

Las políticas pueden cambiar en cualquier momento por diferentes motivos. En tal virtud y atendiendo lo exigido en la ley, será actualizada las mismas en el registro ante la SIC e informado conforme a los medios de que dispone ARQUINT COLOMBIA S.A.S y que sean autorizados por la misma ley para notificar a EL TITULAR sobre este nuevo evento de modificación.

CONSULTA DE LAS POLÍTICAS: Estas políticas podrán ser consultadas en la página web de nuestra empresa y en las oficinas en forma escrita. 


3. ÁMBITO DE APLICACIÓN - NORMATIVIDAD – PRINCIPIOS

AMBITO DE APLICACIÓN.
Este procedimiento se aplica para el tratamiento de los datos de carácter personal que se administra en las bases de datos ya sea en formatos físicos o en medios automáticos o magnéticos (bases de datos) que posee ARQUINT COLOMBIA S.A.S y que han sido debidamente marcadas en el recuadro inicial en la casilla BASES DE DATOS QUE POSEE LA EMPRESA -  MANEJO Y SEGURIDAD.  Cuando en este documento se refiera al tema de bases de datos, específicamente puede ser cualquiera de las bases relacionadas y definidas ahí.

NORMATIVIDAD:
Este procedimiento cumple y está elaborado en términos de lo dispuesto en los artículos 15 y 20 de la constitución política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.


4. PRINCIPIOS QUE SE DEBEN PROTEGER SEGÚN LA LEY 1581/12

a) De finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por ARQUINT COLOMBIA S.A.S debe obedecer a una finalidad legítima la cual debe ser informada al Titular.

b) De libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

c) De veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

d) De transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de ARQUINT COLOMBIA S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

e) De acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

f) De seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de ARQUINT COLOMBIA S.A.S, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

g) De confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

h) De legalidad. El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de esta norma deben sujetarse a lo dispuesto en esta norma.

i) De finalidad. El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que éste exprese su consentimiento informado.


5. GLOSARIO DE TÉRMINOS UTILIZADOS EN LAS POLÍTICAS

Con el ánimo de facilitar el entendimiento de estas políticas, ARQUINT COLOMBIA S.A.S conforme a lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, expresa las siguientes definiciones:

• HABEAS DATA. Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.

• BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

• TRATADISTA: Es la persona jurídica que representa la empresa, que se encuentra registrada en una cámara de comercio y que contienen en sus bases de datos, la información que se considera datos de tipo personal pertenecientes a un titular.

• TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Es la persona dueña de la información de tipo dato personal que se encuentra a su nombre o con su nombre dentro de las bases de datos de ARQUINT COLOMBIA S.A.S.

• TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, compra, venta o supresión de los mismos.

• RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, tenga el dominio y control y sea quien atienda cualquier solicitud del titular o cualquier requerimiento ante la SIC o circularice a los titulares sobre eventos o situaciones que ordena la ley.

• ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de ARQUINT COLOMBIA S.A.S.

• AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Se otorga a ARQUINT COLOMBIA S.A.S por parte de EL TITULAR.

• PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. Es el mecanismo por el cual ARQUINT COLOMBIA S.A.S adoptará las medidas necesarias para   mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

• AVISO DE PRIVACIDAD: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. De igual forma se indicará la finalidad de los mismos.

  • DATO PÚBLICO: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.

• DATO PERSONAL: Cualquier información que para EL TITULAR se considera muy importante y que no tiene naturaleza de dato público.

• DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

• DATOS SENSIBLES: Es una categoría especial que afectan la intimidad del TITULAR o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, orientación sexual, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos o huellas biométricas, entre otros, que pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley.

• DATOS DE NIÑOS Y ADOLESCENTES: Se consideran los datos de las personas menores de edad en términos de ciudadanía colombiana es decir toda persona menor de 18 años. En tal virtud, estos datos siempre tendrán la categoría de DATOS SENSIBLES y como tal para su visualización requieren la autorización de una autoridad competente.

• VIOLACIÓN DE DATOS PERSONALES. Es el delito creado por la ley 1273 de 2009, contenido en el artículo 269 F del Código Penal Colombiano. La conducta prohibida es la siguiente: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en base de datos, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”.

• VIOLACIONES DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES. Será considerado incidente de seguridad aquella situación que implique una violación de las medidas de seguridad adoptadas por ARGOS para proteger los datos personales entregados para su custodia, sea como Responsable y/o Encargado, así como cualquier otra conducta que constituya un tratamiento inadecuado de datos personales en contravía de lo aquí dispuesto o de lo señalado en la Ley. Todo incidente de seguridad que comprometa los datos personales en poder de ARGOS deberá ser informado a la autoridad de control en la materia.


6. TRATAMIENTO A LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDAD DEL MISMO DEBERES QUE DEBE CUMPLIR ARQUINT COLOMBIA S.A.S:

ARQUINT COLOMBIA S.A.S, tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de los titulares a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 sobre protección de datos personales. Igualmente y de conformidad con el Art. 17 de la esta Ley ARQUINT COLOMBIA S.A.S, se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c) Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.

d) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

e) Insertar en la base de datos la leyenda "RECLAMO EN TRÁMITE" una vez el titular haya hecho cualquier tipo de solicitud o PQR.

f) Insertar en la base de datos la leyenda "INFORMACIÓN EN TRÁMITE JUDICIAL" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.

g) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

h) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella, principalmente EL TITULAR o una entidad competente debidamente autorizada.

i) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

j) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Los datos personales que se ven registrados en nuestras bases de datos se utilizan con los siguientes fines:

BASES DE DATOS DE CLIENTES:
Se usa para el registro de la información que se obtiene en una venta, para la elaboración de cualquier contrato, el registro contable y de la facturación.

BASE DE DATOS DE PROVEEDORES:
Se usa para el registro de la información que se obtiene en una venta, para la elaboración de cualquier contrato, el registro contable y de la facturación.

BASES DE DATOS  DE EMPLEADOS:
Se usan específicamente cuando se adquiere una hoja de vida por vinculación laboral de un funcionario empleado para ARQUINT COLOMBIA S.A.S. Esta información cumple únicamente funciones de registro del empleado como tal en la nómina de la empresa.  No se usan para ningún trámite de tipo comercial y tampoco se exteriorizan por fuera de la empresa ARQUINT COLOMBIA S.A.S.

BASES DE DATOS  DE TERCEROS CONTABLES:
Se usan específicamente para el registro contable en cumplimiento de las normas tributarias, según los medios magnéticos que se reportan a la DIAN.  Esto es, información de proveedores, acreedores, contratistas, empleados, clientes y demás, cuando los registros se contabilizan de manera individual por cada transacción.  La información que se usa dentro de la contabilidad solo posee información de tipo general relacionada con aspectos tributarios necesarios para la contabilización conforme a las normas internacionales de información financiera.  Nunca la información de terceros es usada con fines comerciales, ni se exterioriza por fuera de la empresa, salvo cuando se reportan medios magnéticos a la DIAN.

BASES DE DATOS  DE ARCHIVO INACTIVO:
Corresponde a todos los registros sobre los cuales alguna vez se hizo un tratamiento de datos en virtud de alguna relación de tipo contractual con el titular y que en virtud de la cancelación de esa relación ya no forma parte de los registros activos.  Estas bases de datos se conservan en archivos físicos, en cajas, que se almacenan por un espacio de cinco años en formatos físicos de papel y se destruyen. Eventualmente cuando el registro ha sido conservado en medio magnético, los mismos también tienen el mismo tratamiento en el tiempo.  Sobre estos registros no se ejerce ningún tipo de actividad, razón por la cual para que un titular de un registro de esos pueda ejercer sus derechos es necesario que lo exprese de forma escrita para poder iniciar el proceso de ubicación de ese registro y poder mostrarlo en un término no inferior a 30 días hábiles.


7. DERECHOS CON QUE CUENTA EL TITULAR

Al tenor de los artículos 15 y 20 de la constitución nacional, ratificado en la Ley 1581 de 2012, el TITULAR de la información de datos personales, que reposan en nuestras bases de datos cuenta con los siguientes derechos:

a. Derecho de Acceso.
Este derecho refiere a la facultad del titular del dato de disponer u obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales, y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos, sean éstas autorizadas o no. Este derecho conlleva necesariamente el derecho de acceder y consultar si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, ARQUINT COLOMBIA S.A.S debe garantizar al titular su derecho de acceso así:

• Que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
• Que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.
• Que el titular tiene el derecho a ser informado respecto de la calidad y clasificación de los datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican ese tratamiento.

PARAGRAFO: ARQUINT COLOMBIA S.A.S, garantiza el derecho de consulta o acceso cuando exista de manera previa una acreditación cierta y efectiva de la identidad del titular, a través de medios físicos o electrónicos que permitan dicha autenticación, sin menoscabo del derecho a que le sea ofrecido un acceso en forma rápida, oportuna, sencilla, sin enredos y sin límites de plazo, modo o lugar, en virtud de poder permitirle al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos, preferiblemente en línea.

a. Derecho a ser informado sobre cualquier cambio en estas políticas.
b. Derecho a la privacidad de sus datos personales.
c. Derecho a la rectificación de sus datos personales.
d. Derecho a autorizar el tratamiento que le deben dar a sus datos personales.
e. Derecho a supresión o cancelación de  la autorización otorgada previamente o conocido como revocatoria del consentimiento.
f. Derecho a la actualización de los datos personales.
g. Derecho a presentar peticiones o reclamaciones siempre que lo desee por los medios más sencillos y rápido posibles.
h. Derecho de oposición.  Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. EL RESPONSABLE con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, hará un juicio de proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar el derecho particular del titular del dato sobre otros derechos, como el derecho de información.


8. PERSONA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

ARQUINT COLOMBIA S.A.S ha designado como persona responsable del tratamiento de datos personales, la atención de las solicitudes de EL TITULAR y cualquier relación con la SIC a la persona natural o jurídica que aparece en el recuadro inicial en la casilla DATOS DEL RESPONSABLE.

En consecuencia cualquier información que requiera, podrá dirigirse directamente al email ahí consagrado o teléfonos fijos y celulares.

De igual manera cualquier cambio que ocurra con respecto a dicho responsable será informado a los titulares por los medios que la misma ley le permite.


9. RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Para el proceso de recolección de información de datos personales, ARQUINT COLOMBIA S.A.S certifica que los mismos, que se encuentran contenidos en nuestras bases de datos, provienen de buenas fuentes, conforme al tipo de bases de datos, así:

CLIENTES: Se obtiene por medio de solicitud al mismo o por la información que se transfiere por medio de negociación precontractual ya sea a través de la información impuesta en el contrato o en el alcance de documentación legal de la compañía del cliente, u otro documento que represente un nuevo proyecto.

EMPLEADOS: Únicamente a través de la hoja de vida y el contrato laboral firmado entre las partes.

PROVEDDORES: A través del requerimiento que se hace desde el inicio de la relación solicitando los documentos esenciales para identificar a la compañía y para el posterior registro que se realiza en la base de datos contable.

OTRAS BASES DE DATOS: La información se obtiene a través de los contratos que se firman con cada una de las personas y su vinculación con nuestra empresa. En todo caso todos nuestros archivos de bases de información de datos personales han sido obtenidos de buena fuente, de buena fe y en ningún momento se ha hecho con otra finalidad más allá de ejercer una labor comercial propia, como tampoco se ha obtenido por medios fraudulentos o engañosos.


10. PROCEDIMIENTO PARA QUE EL TITULAR PUEDA EJERCER SUS DERECHOS

ARQUINT COLOMBIA S.A.S para dar cumplimiento a las normas legales sobre la materia, pone a disposición del TITULAR los medios que aparecen relacionados en el recuadro inicial en la casilla MEDIOS DE CONSULTA PARA EL TITULAR, para que pueda consultar su información de datos personales y datos sensibles, de manera directa, sin enredos, ágil, sencilla y ejercer todos sus derechos referente a: rectificar, corregir, actualizar y realizar peticiones quejas o reclamos del tratamiento de sus datos. Adicionalmente el titular puede enviar una comunicación escrita, telefónica, o a través de nuestra página web. Toda esta información reposa en el registro que se hizo ante la Superintendencia de Industria y Comercio.


11. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS

Estas políticas entran en vigencia a partir de su ingreso en el REGISTRONACIONAL DE BASES DE DATOS personales de la superintendencia de industria y comercio a través de la página web www.sic.gov.co.


12. PERIODO DE VIGENCIA DE CADA BASE DE DATOS

La vigencia de cada base de datos corresponde al tiempo de vigencia del objeto social que desarrolle la empresa que representa ARQUINT COLOMBIA S.A.S conforme a su registro de cámara de comercio.  En consecuencia la consulta individual que permite que el titular pueda consultar la información de sus datos personales, que son tratados a través de estas bases de datos, estará vigente en igual tiempo y circunstancias conforme al tiempo de vigencia de la matrícula mercantil de ARQUINT COLOMBIA S.A.S. Cabe anotar que EL TITULAR no puede pedir que se le excluya de una base de datos de CLIENTES, dado que sobre él se ejerce una historia, unos compromisos de cobro de cartera, y como tal estas actividades no le están violando su derecho a la protección de datos personales.


13. GARANTÍAS DE INFORMAR

ARQUINT COLOMBIA S.A.S garantiza el derecho a informar que tiene el TITULAR en todos los aspectos que le competen según la ley. En tal sentido, ARQUINT COLOMBIA S.A.S le informará siempre que haya un cambio en las políticas que pueda de alguna manera afectar sus derechos como TITULAR. Esta obligación de informar estará vigente por todo el tiempo que sus datos personales permanezcan dentro de las bases de datos de ARQUINT COLOMBIA S.A.S.


14. DERECHO AL ACCESO

Como complemento a este derecho, previamente referenciado en páginas anteriores y en cumplimiento de la normatividad vigente, ARQUINT COLOMBIA S.A.S presenta a EL TITULAR de los datos personales que contiene en sus bases de datos, las alternativas de consulta de sus datos a través de los medios genéricos expresados en el recuadro inicial en la casilla: MEDIOS DE CONSULTA PARA EL TITULAR (Para poder ejercer sus derechos). Sin embargo en el registro de cada base de datos, que es de público conocimiento para el titular a través de la página de la SIC.gov.co, se podrá consultar de manera fáctica todos los canales de atención por cada base de datos.

Cualquier otro medio de consulta que se cree o cualquier modificación que se aplique sobre los ya existentes, le será informado oportunamente al titular en cumplimiento del punto 9 de estas políticas o a través de medios generalizados como la página web de ARQUINT COLOMBIA S.A.S o mensajes de texto. En todo caso el medio más idóneo será escogido por ARQUINT COLOMBIA S.A.S en virtud de la evaluación de los costos que pueda implicar cualquier notificación por el volumen de personas a las cuales debe llegar o informar. ARQUINT COLOMBIA S.A.S garantizará el derecho de acceso, cuando, previa acreditación de la identidad de EL TITULAR o de su representante legal autorizado, se exponga a disposición de éste. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite de plazo y deberá permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos, mediante un formato impreso prediseñado. En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a ARQUINT COLOMBIA S.A.S la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

CONSULTAS:
De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, ARQUINT COLOMBIA S.A.S, garantizará el derecho de consulta, suministrando a estos, (titulares), toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales ARQUINT COLOMBIA S.A.S, garantiza:

a. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes, como el uso de email o el software declarado en la casilla “Herramientas de software de la base de datos”, en caso de que lo hubiere.
b. Establecer formatos de actualización, rectificación o eliminación, o software u otros métodos simplificados, formatos que serán informados en el aviso de privacidad.
c. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

El Titular siempre podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) Al menos una vez cada mes calendario y (ii) Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, EL RESPONSABLE sólo podrá cobrar EL TITULAR los gastos de envío, reproducción y certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el Responsable deberá demostrar a la Superintendencia el Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos, según se expresa en el artículo 21, del Decreto Número 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012


15. DEL DERECHO DE ACTUALIZACIÓN – RECTIFICACIÓN Y SUPRESIÓN

ARQUINT COLOMBIA S.A.S tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste, que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

a. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar.
b. Deberá igualmente aportar las pruebas cuando así sea necesario, o documentación veraz, cierta y suficiente que avale su petición y que le serán informados por EL RESPONSABLE dentro de los términos establecidos por la ley.

ARQUINT COLOMBIA S.A.S, deberá habilitar los mecanismos que considere necesarios, para facilitarle al titular el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos lo beneficien, pero siempre deberá atender los casos de reclamaciones que le lleguen por el medio más sencillo posible, de tal forma que no le impida a EL TITULAR ejercer sus derechos. En consecuencia, dicha reclamación será habilitada en el software declarado en la casilla respectiva, como también los medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

ARQUINT COLOMBIA S.A.S, utilizará los servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Cada vez que ARQUINT COLOMBIA S.A.S, ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, utilizará los medios ya expuestos para informar al titular sobre dicho evento.

SUPRESIÓN DE DATOS:
EL TITULAR tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a ARQUINT COLOMBIA S.A.S, la supresión, es decir la eliminación de sus datos personales cuando:
a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por ARQUINT COLOMBIA S.A.S.  Es pertinente tener presente que el derecho de SUPRESIÓN no es absoluto y EL RESPONSABLE puede negar el ejercicio del mismo cuando:

a. Cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos en función de su relación comercial u operativa y que dicha petición impediría el normal funcionamiento de dicha relación.
b. La supresión obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, legales, investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados de EL TITULAR, o para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
d. O se trata de un paciente que en todo caso puede estar actuando en contra de su voluntad en virtud de una atención médica de urgencia.

En caso de resultar procedente la SUPRESIÓN de los datos personales, ARQUINT COLOMBIA S.A.S, debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante EL RESPONSABLE del Tratamiento de datos personales de ARQUINT COLOMBIA S.A.S, el cual tiene el deber de tramitarlo bajo las siguiente reglamento para la atención de reclamos.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

1. EL TITULAR o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse o mecanismos ya expuestos.
2. Su representante, previa acreditación de la representación y de la identificación de EL TITULAR que representa.
3. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
4. La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por ARQUINT COLOMBIA S.A.S, señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

a. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
b. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
c. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
d. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.


16. MEDIOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

Por parte de ARQUINT COLOMBIA S.A.S se ofrece como medios para el ejercicio de los derechos, los ya expuestos en los puntos 9, 12, 13, 14 y 15 de estas políticas.


17. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN Y SEGUIMIENTO A LAS CONSULTAS, PETICIONES Y RECLAMOS DE EL TITULAR

ARQUINT COLOMBIA S.A.S adopta el siguiente procedimiento con el fin de atender en forma oportuna, ágil y sin enredos, las consultas y peticiones que le lleguen por parte de EL TITULAR de datos personales que reposen en sus bases de datos, ya sean físicas o en bases de datos de computador:

a. Por email. El titular puede enviar información al email que aparece en el recuadro (Email del encargado) esta solicitud será atendida en un tiempo no mayor a 15 días.

b. Por medio telefónico. Comunicándose a los teléfonos que aparecen en la casilla   Teléfonos fijos oficina principal o PBX.

c. Por un punto de atención personal. Dirigiéndose a la dirección que aparece en Dirección Oficina principal de ARQUINT COLOMBIA S.A.S.

d. A través de la página WEB de ARQUINT COLOMBIA S.A.S. Siempre que exista y que haya sido relacionada en la casilla del recuadro inicial de nombre “Página WEB”. En caso de que exista a través de la sesión contáctenos o habeas data.


18. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO POR PARTE DEL TITULAR

La recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de ARQUINT COLOMBIA S.A.S, requiere del consentimiento libre, expreso e informado del TITULAR de los mismos, por lo tanto ARQUINT COLOMBIA S.A.S en su condición de propietario de las bases de datos donde reposan los datos personales de EL TITULAR, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización y todo dentro del marco jurídico ordenado por la Ley.

Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentran a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

Se considere dato público, todo aquel que no sea semiprivado, privado o sensible, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público y que por su naturaleza, pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Así mismo como expuestos de naturaleza pública en notarías, Registraduría, edictos o carteleras de los ministerios o entidades gubernamentales con función pública.

Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, ARQUINT COLOMBIA S.A.S., establecerá mecanismos para obtener la autorización de los Titulares o de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del decreto 1377 de 2013, que garanticen su consulta. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten a EL TITULAR su manifestación automatizada.

Se entenderá que la autorización reúne estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediantes conductas inequívocas de EL TITULAR que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. Conforme a lo dispuesto por el Art. 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
2. Datos de naturaleza pública;
3. Casos de urgencia médica o sanitaria;
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos científicos; Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización es emitida por ARQUINT COLOMBIA S.A.S y será puesto a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento de EL TITULAR de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.

En la autorización ARQUINT COLOMBIA S.A.S escribirá la siguiente información:

a) Quién recolecta los datos.
b) Qué datos recolecta.
c) Con qué finalidad los recolecta.
d) Cómo puede EL TITULAR ejercer sus derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados.
e) Si se recopilan datos sensibles o de menores de edad y cuál será su tratamiento.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN:
EL TITULAR de los datos personales podrá en cualquier momento con el simple hecho de una solicitud o petición, revocar el consentimiento que otorgó en algún momento de manera expresa o tácita, al tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

Para ello, ARQUINT COLOMBIA S.A.S,  estableció los mecanismos más sencillos y gratuitos posibles ya expuestos en estas políticas y que EL TITULAR podrá usar en el momento que así lo disponga. Siempre que EL TITULAR exprese su deseo de revocatoria, deberá indicar en la solicitud de revocatoria del consentimiento que le dio a ARQUINT COLOMBIA S.A.S, si ésta es total o parcial, en cuyo caso deberá indicar con cuál tratamiento de datos no está conforme y desea excluir. Los mecanismos o procedimientos establecido por ARQUINT COLOMBIA S.A.S, para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no exceden los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.


19. AVISO DE PRIVACIDAD

En el aviso de privacidad que ARQUINT COLOMBIA S.A.S enviará a EL TITULAR, se contemplará los siguientes aspectos importantes:

1. Toda la información que reposa en las bases de datos de ARQUINT COLOMBIA S.A.S, solo le competen e interesan a ARQUINT COLOMBIA S.A.S y a EL TITULAR por lo tanto tienen el carácter de PRIVADO. Como tal, los mismos no serán revelados a ninguna otra persona o entidad, salvo las operaciones normales en cumplimiento del objeto social de la empresa ARQUINT COLOMBIA S.A.S y las cuales están consignadas en el objeto social del respectivo certificado de cámara y comercio.

2. Como tal toda esta información conservará el carácter de privado.

3. Se informará que ARQUINT COLOMBIA S.A.S ha dispuesto de un documento POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES que reposa en la página de la SIC de menara pública, desde donde se podrá consultar, sin embargo cuando un titular solicite una copia del mismo, se le podrá enviar en formato PDF, contemplando la misma como una solicitud formal e indicando un email al cual se le remitirá la misma.

4. Se informará el nombre, email. Celular y medios de contacto del RESPONSABLE del Tratamiento de datos personales.

5. Se informará a EL TITULAR que significa para ARQUINT COLOMBIA S.A.S los datos personales, sensibles o de menores de edad, que reposan en sus bases de edad.

6. Se informará el tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

7. Se informará a EL TITULAR si con su información se ejercerá campañas comerciales por la misma empresa ARQUINT COLOMBIA S.A.S, en diferentes eventos, concursos, promociones y beneficios o para evaluar la calidad de los productos y servicios mediante encuestas.

8. Se informará si esta información puede ser enviada por empresas del mismo grupo económico a la cual pertenece la empresa ARQUINT COLOMBIA S.A.S.

9. Adicionalmente y cuando las consultas sean por medios electrónicos se informará a EL TITULAR si la empresa ARQUINT COLOMBIA S.A.S, está obteniendo información de hábitos de consumo, frecuencia de usos o similares con fines estadísticos o de clasificación y segmentación de mercados. O direcciones IP.

10. Si dentro de los datos obtenidos o a obtener existe información sensible o de menores de edad.

11. Se informará sobre los derechos con que cuenta EL TITULAR.

12. Se informará cómo puede consultar la información y los costos que implican esas consultas.


20. MEDIDAS DE SEGURIDAD

Estas políticas de tratamiento de datos personales empezaron a regir a partir de su publicación en el REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS de la superintendencia de industria y comercio colombiana. En consecuencia ARQUINT COLOMBIA S.A.S se reserva el derecho de modificarlas, en cualquier momento, de manera unilateral, tanto en su contenido como en su forma, al igual que el aviso de privacidad y las comunicaciones de autorización, respetando siempre lo dispuesto en la ley.

Cualquier cambio sustancial será actualizado en la SIC y anunciado dentro de un término no superior a 60 días hábiles por los medios ya expuestos.

Además, ARQUINT COLOMBIA S.A.S conservará las versiones anteriores para una posterior consulta por parte de EL TITULAR, para lo cual deberá hacer la petición.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, ARQUINT COLOMBIA S.A.S, adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

En tal virtud ARQUINT COLOMBIA S.A.S ha elaborado un documento de seguridad, el cual todo el tiempo está monitoreando, a fin de cumplir con lo ordenado en el decreto 1377 de 2013. Este documento podrá ser consultado o requerido por la SIC en cualquier momento en las condiciones de modo, tiempo y lugar que ella misma disponga.

Por tratarse de un documento de seguridad, que contiene elementos de información restrictivos, este, solo será suministrador a la SIC. Sin embargo EL TITULAR de los datos personales puede estar seguro que ARQUINT COLOMBIA S.A.S ha invertido todo su esfuerzo, en hacer que los protocolos de seguridad estipulados por la ley se cumplan dentro de los términos que la misma ley le otorga, aun cuando es necesario tener en cuenta que las medidas de seguridad en internet no son inquebrantables.

Parte de esos protocolos incluye el bloqueo de los usuarios inactivos, restricción de acceso conforme a perfiles y claves de acceso personalizadas, firma de contratos de confidencialidad con empleados y personal contratista externo y demás elementos necesarios para proteger la información.

En todo caso y conforme con la ley cualquier violación o alteración de la seguridad respecto de las bases de datos o archivos físicos, será informada a la SIC conforme a lo estipulado por la ley.